Tipologie Accesso atti e documenti
L’accesso “generalizzato”
L'art. 5, c. 2, D.Lgs. n. 33/2013, regola la nuova forma di accesso civico cd. “generalizzato”, caratterizzato dallo “scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico”.
A tali fini è quindi disposto che “chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione”.
L’accesso generalizzato è dunque autonomo ed indipendente da obblighi di pubblicazione (al quale è funzionalmente riconducibile l’accesso civico “semplice”) incontrando, quali unici limiti, da una parte il rispetto della tutela degli interessi pubblici e/o privati indicati all’art. 5-bis, commi 1 e 2, e, dall’altra il rispetto delle norme che prevedono specifiche esclusioni come previsto dall’art. 5-bis, c. 3.
Si sottolinea come l’esercizio del diritto non è sottoposto ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente.
L’accesso civico “semplice”
L’accesso civico regolato dal primo comma dell’art. 5 del decreto trasparenza (cd. “semplice”), è correlato ai soli atti ed informazioni oggetto di obblighi di pubblicazione, comportando il diritto di chiunque di richiedere i medesimi nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione.
L’accesso documentale
Le due forme di accesso civico di cui sopra hanno natura, presupposti ed oggetto differenti dal diritto di accesso di cui agli artt. 22 e seguenti, legge n. 241/1990 (cd. “accesso documentale”).
La finalità dell’accesso documentale è quella di porre i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà che l'ordinamento riconosce loro, a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari.
Il richiedente deve infatti dimostrare di essere titolare di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso”; in funzione di tale interesse la domanda di accesso deve essere opportunamente motivata. La legittimazione all’accesso ai documenti amministrativi va così riconosciuta a chiunque può dimostrare che gli atti oggetto della domanda di ostensione hanno spiegato o sono idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nei propri confronti, indipendentemente dalla lesione di una posizione giuridica.
Esclusioni dall'accesso generalizzato: i servizi demografici
Il d.Lgs.33/2013, all'art.5-bis, prevede l'esclusione dall'accesso generalizzato per i dati ed i documenti il cui accesso è subordinato dalla "disciplina vigente al rispetto di specifiche condizioni, modalità o limiti", come nel caso della disciplina sugli atti di stato civile e quella sulle informazioni contenute nell'anagrafe della popolazione. Inoltre, sempre lo stesso articolo, prevede che l'accesso generalizzato debba essere rifiutato laddove possa recare un pregiudizio concreto alla "protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia".
Pertanto richieste di accesso generalizzato ai dati gestiti e trattati da questo Servizio, essendo per la maggior parte relativi a dati personali, saranno oggetto di attenta analisi, al fine della valutazione se la conoscenza da parte di chiunque del dato personale richiesto, possa arrecare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali.
I dati relativi alla salute e all'appartenenza razziale o religiosa (contenuti in atti anagrafici non più correnti ma che hanno un valore storico), sono esclusi da ogni tipo di certificazione o consultazione, ad eccezione di richiesta da parte dell'autorità giudiziaria.
La modalità ordinaria di accesso a dati e documenti dei Servizi Demografici, è da ritenersi quella "documentale", per i quali: "in caso di domanda di accesso ai documenti amministrativi il soggetto richiedente deve specificare il nesso che lega il documento richiesto alla propria posizione soggettiva, ritenuta meritevole di tutela; detta domanda deve, inoltre, indicare i presupposti di fatto idonei a rendere percettibile l'interesse specifico, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento “ (Consiglio di Stato, sez. V, sentenza 22.06.2012 n° 3683, art. 22, co. 1, lett. B), L. 7 agosto 1990, n. 241.).
Decorsi inutilmente 30 giorni dalla richiesta di accesso, questa si intende respinta.
Anagrafe ed Anagrafe degli Italiani Residenti all'Estero (A.I.R.E.)
E' vietato alle persone estranee all'Ufficio Anagrafe l'accesso all'Ufficio stesso e alla consultazione diretta degli atti anagrafici. Sono esclusi dal divieto gli incaricati dall'autorità giudiziaria e gli appartenenti alle forze dell'ordine, o coloro che abbiano avuto apposita autorizzazione dal Prefetto (art.37 del d.P.R. n. 223/1989).
L'art.33 del Regolamento anagrafico prescrive altresì che l'ufficiale di anagrafe rilasci a chiunque ne faccia richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia correnti (quelli storici sono invece soggetti alle norme sull'accesso documentale); inoltre possono essere rilasciati certificati o attestazioni relative a: stato libero, esistenza in vita, iscrizione nelle liste elettorali, cittadinanza.
L'accesso agli atti dell'Anagrafe è altresì regolata dalle norme generali sull'accesso agli atti amministrativi (accesso documentale) e sulla privacy, e si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti previsti dalla norma. L'esame dei documenti è gratuito, mentre il rilascio di copia o attestazione è subordinato al rimborso del costo di produzione, all'imposta di bollo, diritti di ricerca e visura. La richiesta di accesso deve essere motivata.
Stato Civile
Non è consentita la consultazione diretta dei registri da parte di soggetti diversi dall’ufficiale di stato civile (Sentenza del Consiglio di Stato n. 99 del 23/01/1998).
In nessun caso si può ammettere l'accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o interessato per ragioni di studio a ricerche storiche, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile; l'art. 450 del codice civile, di carattere generale, è esplicito al riguardo e nessuna norma successiva, di carattere speciale, lo ha derogato. Altre ragioni, come è stato detto, si rinvengono nella necessità di evitare danni o indebite aggiunte o annotazioni su quei registri, di cui l'ufficiale di stato civile è il solo custode, e nella necessità di evitare che chi li consulti estenda illegittimamente la sua indagine ad atti rilegati nello stesso registro, relativi a persone diverse da quelle per le quali la richiesta di visura é stata fatta (Massimario ministeriale per l'Ufficiale di Stato civile - anno 2012).
Pubblicità degli archivi di stato civile
Art. 450 Codice Civile - Pubblicità dei registri dello stato civile "Gli ufficiali dello stato civile devono rilasciare gli estratti e i certificati che vengono loro domandati con le indicazioni dalla legge prescritte. Essi devono altresì compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati."
La funzione pubblica della registrazione consiste nel certificare l'esistenza dei fatti rappresentati ai fini probatori, ed inoltre nel documentarli ufficialmente per la pubblicità dichiarativa nei confronti dei terzi (affinchè vi sia, quindi, la conoscibilità legale) che possono, in tal modo, prenderne visione presso gli uffici competenti.
L’art. 177, comma 3, del d.Lgs. 196/2003 che aveva introdotto la possibilità di rilasciare le copie integrali degli atti dello stato civile, decorsi settant'anni dalla loro formazione, è stato abrogato dall’ art. 27, comma 1, lett. c), n. 3), d.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.
Rilascio di copie integrali degli atti di stato civile
L’istanza di rilascio della copia integrale degli atti di stato civile deve esse motivata sulla base di quanto previsto dall'art.107 del d.P.R. 396/2000: "Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge". Pertanto gli estratti per copia integrale possono essere rilasciati solamente a condizione che venga presentata motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante.
Tali limiti al rilascio della copia integrale, sussistono anche nei confronti della persona a cui l'atto si riferisce, a quello dei minori nei confronti dei genitori o tutore, o a quelli dei parenti più diretti nel caso in cui l'interessato fosse deceduto.
Nel caso dello stato civile, le modalità di accesso all’atto nella sua interezza, cioè per copia integrale, è subordinato alla sussistenza di un interesse giuridicamente rilevante.
La riservatezza dell’atto e, talvolta, la sua secretazione appaiono dunque legittimi ai sensi del GDPR.
In conclusione l’interessato potrà accedere accedere ai propri dati nelle forme di cui all'artt. 106, 107 e 108 del d.P.R., fermo restando che potranno essere richieste, esclusivamente con la mediazione dell’ufficiale dello stato civile “le indagini domandate dai privati” (art. 450 c.c.).
La richiesta deve contenere le generalità della persona della quale si richiede la copia integrale, almeno il nome e cognome e l'anno di nascita o di matrimonio o di morte per consentire l'individuazione nell'indice del corrispondente registro: in mancanza di tali dati, la richieste potrà essere respinta per insufficienza di notizie necessarie per l'individuazione dell'atto all'interno del registro.
I dati anonimi e aggregati
Dati anonimi e aggregati possono sempre essere rilasciati senza limitazioni, sia per finalità di ricerca che per finalità commerciale, con le seguenti limitazioni:
Il diritto di accesso riguarda documenti/informazioni che esistono o che devono esistere per legge, o che sono ricavabili facilmente con la normale diligenza degli uffici. Non si possono richiedere elaborazioni statistiche complesse e non previste.
CHI
COME
COSTI